HRS Meetings and Events ist eine der meistgenutzten Plattformen für Tagungshotelbuchungen in Deutschland. Das Unternehmen aus Köln bietet einen umfassenden Marktplatz mit über 45.000 Tagungslocations weltweit. Aber was kostet HRS Meetings wirklich, und gibt es bessere Alternativen für den DACH-Markt?
HRS Meetings: Kostenstruktur 2026
HRS Meetings arbeitet mit einem provisionsbasierten Modell. Die Hotels zahlen eine Vermittlungsprovision von sieben bis 15 Prozent des Buchungswertes. Diese Kosten werden indirekt über die Hotelpreise weitergegeben. Für Veranstalter entstehen in der Basisvariante keine direkten Lizenzkosten, allerdings haben kostenpflichtige Corporate-Accounts deutliche Mehrfunktionen.
| HRS Meetings Modell | Kosten | Enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Basisnutzung | Kostenlos | Hotelsuche, Anfragen senden |
| Corporate Account | Auf Anfrage | Reporting, Compliance, Analytics |
| Enterprise | Auf Anfrage | API, Custom Workflows, SLA |
| Hotelprovisionen | 7-15% des Buchungswerts | Im Hotelpreis einkalkuliert |
Was HRS Meetings gut macht
HRS hat eine der größten Datenbanken für Tagungshotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Plattform ist bekannt und von vielen Procurement-Abteilungen bereits freigegeben. Das macht die interne Legitimation einfach. Die Benutzeroberfläche ist ausgereift und bietet gutes Reporting für Travel Manager.
Die Schwächen von HRS Meetings
Die Angebotsqualität ist variabel: Hotels, die höhere Provisionen zahlen, werden bevorzugt sichtbar platziert, was zu einem Interessenkonflikt führt. Die RFP-Vorlagen sind standardisiert und lassen wenig Raum für spezifische Anforderungen. Die Reaktionszeiten der Hotels auf HRS-Anfragen liegen im Schnitt bei 48 bis 72 Stunden, da Hotels die Plattform als Low-Prio-Kanal betrachten.
Easy RFP als HRS-Alternative
Easy RFP arbeitet ohne Provisionsmodell. Veranstalter senden kostenlos strukturierte RFPs direkt an Hotels. Hotels antworten, weil sie keine Provision zahlen und den direkten Kontakt bevorzugen. Das Ergebnis sind bessere Angebote und schnellere Reaktionszeiten.
| Kriterium | HRS Meetings | Easy RFP |
|---|---|---|
| Kosten für Veranstalter | Indirekt via Hotelpreise | Kostenlos |
| Provisionsmodell | 7-15% Hotelprovision | Keine |
| DSGVO | DE-konform | EU-Server |
| RFP-Individualisierung | Begrenzt | Vollständig |
| Reaktionszeit Hotels | 48-72 Stunden | 24-48 Stunden |
| Angebotsvergleich | Basis | Strukturiert mit Scoring |
| DACH-Fokus | Ja | Ja |
Wann HRS Meetings sinnvoll bleibt
HRS lohnt sich besonders für Unternehmen mit einem freigegebenen Travel-Management-Vertrag, der HRS als Preferred Supplier festlegt. Auch für Ad-hoc-Suchen ohne spezifische Anforderungen ist HRS praktisch. Und wenn das interne Procurement eine bekannte Plattform für die Freigabe benötigt, hilft der HRS-Markenwert.
Häufige Fragen
Was kostet HRS Meetings für Unternehmen?
Die Basisnutzung von HRS Meetings ist für Veranstalter kostenlos. Enterprise-Accounts mit erweiterten Reporting- und Compliance-Funktionen werden individuell bepreist. Indirekt zahlen Veranstalter über höhere Hotelpreise, da HRS den Hotels 7 bis 15 Prozent Provision berechnet.
Ist HRS Meetings DSGVO-konform?
Ja, HRS als deutsches Unternehmen mit Sitz in Köln unterliegt der DSGVO und speichert Daten auf europäischen Servern.
Welche Alternative zu HRS Meetings hat keine versteckten Kosten?
Easy RFP arbeitet ohne Provisionsmodell. Hotels zahlen keine Vermittlungsprovision, was zu besseren Konditionen für Veranstalter führt. Die Nutzung ist für Veranstalter vollständig kostenlos.
Wie unterscheiden sich HRS Meetings und Easy RFP bei der RFP-Erstellung?
HRS bietet standardisierte Anfrageformulare. Easy RFP ermöglicht vollständig individualisierte RFPs mit eigenen Gewichtungskriterien, F&B-Spezifikationen und Vertragsvorlagen, was zu deutlich passgenaueren Angeboten führt.
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