Hotel-Sourcing für MICE-Planer
schneller, klarer, entscheidungsfähig
Easy RFP ist die Hotel-Sourcing-Plattform für europäische MICE-Eventplaner. Erstellen Sie strukturierte Hotel-RFPs, laden Sie die richtigen Häuser ein, vergleichen Sie Antworten Seite an Seite und halten Sie jede Sourcing-Entscheidung an einem Ort. Entwickelt für KMU-Teams unter echtem kommerziellen Druck in ganz Europa.
Hotel-Sourcing zerfällt
zwischen Postfach, Excel und PDF
Wir haben mit Dutzenden von Eventplanern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gesprochen. Die Geschichte wiederholt sich: manuell, langsam und ohne Nachvollziehbarkeit.
Von Tagen Arbeit zu Minuten
Briefing aufsetzen, Hotels suchen, einzeln per E-Mail anschreiben, Antworten hinterherjagen. Eine typische RFP frisst zwei volle Tage. Mit Easy RFP geht die erste in fünf Minuten raus.
Keine professionelle Hotel-RFP
Hotels erhalten unvollständige Briefings und liefern Angebote, die nicht vergleichbar sind. Die Folge: Klärungsrunden, die Entscheidungen verzögern und die Beziehung belasten.
Verschenktes Geld
Ohne strukturiertes BAFO und objektive Bewertung wird das erste passable Angebot akzeptiert. Die Ersparnis am Jahresende ist kaum prüfbar.
Vom Briefing zu Angeboten
in drei klaren Schritten
Keine sechsmonatige Einführung. Sie melden sich an, beschreiben das Event und die erste RFP geht noch am selben Tag raus.
Event beschreiben
Termine, Stadt, Teilnehmerzahl, Tagungsräume, F&B, Budget. Easy RFP verwandelt Ihr Briefing in eine strukturierte RFP zum Versand.
Easy RFP schreibt das Briefing
Generiert ein professionelles Dokument mit allen Feldern, die Hotels brauchen. Sie prüfen, wählen Häuser aus dem 27.000+-Index und versenden.
Vergleichen und entscheiden
Antworten kommen strukturiert und vergleichbar zurück. Automatische Bewertung, BAFO-Runden, PDF-Export zur Vorlage bei der Geschäftsleitung.
Alles, was Firmen-Eventplaner brauchen,
um Hotels wie Profis zu beschaffen
KI-generierte Hotel-RFPs
Briefing in Minuten fertig. Sie liefern den Kontext, Easy RFP strukturiert jedes Feld, das ein Hotel beantworten muss.
27.000+ europäische Hotels · 1.200+ MICE-ready
Kuratierter Index mit Filtern für Stadt, Tagungskapazität, Sterne, Saalgrößen. Echte Häuser für Ihr Event, keine generischen Listings.
Seite-an-Seite-Vergleich
Tagessatz, F&B, Attrition, Comp Rooms, Stornobedingungen. Alle Angebote in einer Tabelle, Unterschiede in Sekunden sichtbar.
Angebotsbewertung
Anpassbare Gewichte (Preis, Lage, F&B, Flexibilität). Jedes Angebot erhält eine objektive Note, die Ihre Entscheidung untermauert.
Strukturierte BAFO-Runden
Zweite Offerte an die Finalisten per Klick. Vollständige Historie, wer was wann nachgebessert hat.
Jahresreport Eventausgaben
Automatische Zusammenfassung der erzielten Einsparung im Jahresverlauf. Echtes Argument für das Budgetgespräch.
Transparente Preise
14 Tage Pro-Test ohne Kreditkarte. Jährliche Abrechnung spart 29 %. Keine Vertragsbindung.
Sind Sie ein Hotel? Preise für Hotels ansehen →
Pro
Einzelplaner mit monatlichen Events
14 Tage Testphase · keine Kreditkarte
- Unbegrenzte RFPs
- Vollständige Angebotsbewertung
- KI-optimierte RFP-Briefings
- Seite-an-Seite-Vergleich + BAFO-Runden
- PDF- und CSV-Export
- Priorisierter E-Mail-Support
Team
Kleine Agentur · 5 Plätze enthalten
14 Tage Testphase · keine Kreditkarte
- Alles aus Pro
- 5 Plätze enthalten
- Geteilte Shortlists im Team
- Erweiterte Analytik
- Kundenprofile + PDF-Export
- Priorisierter Support
Agency
Mittlere Agentur · 15 Plätze enthalten
14 Tage Testphase · keine Kreditkarte
- Alles aus Team
- 15 Plätze enthalten
- White-Label-PDF + Decision Deck
- Freigabe-Workflow
- Dediziertes Onboarding
- Webhook + API-Zugriff
Entwickelt für europäische MICE-Planer,
nicht für US-Enterprise-Procurement
Enterprise-Plattformen sind für Procurement mit sechsstelligen Budgets gemacht. Easy RFP ist für den Rest: KMU-Teams, die Enterprise-Klarheit ohne die Komplexität und den Preis brauchen.
| Funktion | Easy RFP | Excel + E-Mail | Enterprise-Suite |
|---|---|---|---|
| Erste RFP in 5 Min | ✓ | — | — |
| 27.000+ Hotels indiziert | ✓ | — | ✓ |
| Seite-an-Seite-Vergleich | ✓ | — | ✓ |
| BAFO mit vollständiger Historie | ✓ | — | ✓ |
| KMU-Preis (ab 79 €) | ✓ | ✓ | — |
| Keine monatelange Einführung | ✓ | ✓ | — |
Was Planer am häufigsten fragen
Was ist Easy RFP?
Easy RFP ist Hotel-Sourcing-Software für europäische MICE-Eventplaner. Sie erstellen strukturierte Hotel-RFPs, senden sie an über 27.000 europäische Hotels, bewerten und vergleichen Angebote Seite an Seite, führen BAFO-Runden durch und zentralisieren jede Sourcing-Entscheidung.
Wie funktioniert die 14-tägige Testphase?
Mit E-Mail registrieren, 14 Tage lang vollen Pro-Funktionsumfang nutzen, keine Kreditkarte erforderlich. Am Ende wählen Sie einen Plan oder wechseln auf ein kostenloses Konto mit eingeschränkten Funktionen.
Für welche Events ist Easy RFP geeignet?
Firmenmeetings, Tagungen, Kick-offs, Off-sites, Kongresse, Schulungen, Firmenfeiern. Ideal für Teams mit 2-10 Events pro Jahr.
Was unterscheidet Easy RFP von Cvent oder Stova?
Cvent und Stova sind für Enterprise-Procurement mit sechsstelligen Jahresbudgets und monatelangen Einführungen gemacht. Easy RFP ist für KMU-Teams, die Enterprise-Klarheit ohne die Komplexität und den Preis brauchen.
Hilft Easy RFP beim Verhandeln mit Hotels?
Ja. Strukturierte BAFO-Runden ermöglichen ein zweites Angebot der Finalisten per Klick mit vollständiger Historie. Die objektive Gewichtsbewertung entfernt Subjektivität und liefert Verhandlungsargumente.
Welche Hotels sind in der Datenbank?
Über 27.000 europäische Hotels indiziert, davon 1.200+ als MICE-ready markiert (Tagungsräume, Gruppenkapazität, F&B). Filterbar nach Stadt, Kapazität, Sternen, Entfernung zu Bahnhof/Flughafen.
Was kostet es?
Pro 79 €/Monat (Einzelnutzer), Team 159 €/Monat (5 Plätze), Agency 319 €/Monat (15 Plätze). Jährliche Abrechnung spart 29 %. Alle mit 14-tägiger Testphase ohne Kreditkarte.
Wie vergleiche ich Hotelangebote?
Easy RFP konsolidiert Antworten in einer Vergleichstabelle: Tagessatz, F&B pro Person, Attrition, Comp Rooms, Stornopolicy. Jedes Angebot wird nach Ihren Gewichten bewertet. PDF-Export für Präsentationen.