Ein Request for Proposal (RFP) ist das zentrale Dokument jeder Tagungshotel-Ausschreibung. Qualität und Vollständigkeit des RFPs entscheiden direkt über die Qualität der Angebote, die Sie erhalten. Ein lückenhaftes RFP führt zu Angeboten mit vielen offenen Fragen, was Wochen an Nachkorrespondenz kostet.
Die 8 Pflichtmodule eines professionellen RFPs
Modul 1: Eventbeschreibung
| Information | Beispiel | Warum wichtig |
|---|---|---|
| Eventname | Jahresplanungsklausur 2026 | Hotel kann Erfahrung prüfen |
| Eventtyp | Klausurtagung (intern) | Beeinflusst Raumauswahl |
| Teilnehmerzahl | 45 Personen | Kapazitätsplanung |
| Wunschdaten | 15.-17. März 2026 (Flex: ±1 Woche) | Verfügbarkeitsprüfung |
| Alternativdaten | 22.-24. März 2026 | Erhöht Angebotschancen |
Modul 2: Unterkunft und Zimmer
Geben Sie exakte Zimmeranzahl und -typ an. Unterscheiden Sie zwischen Einzelzimmern und Doppelzimmern. Nennen Sie spezielle Anforderungen: Behindertengerechte Zimmer, Nichtraucherzimmer, Zimmer für VIPs. Fragen Sie nach Early-Check-in und Late-Check-out Optionen sowie Preisen.
Modul 3: Tagungsräume
Spezifizieren Sie Anzahl und Größe der benötigten Räume, Bestuhlung (Theater, Classroom, U-Form, Bankett), Sonderanforderungen (Schallschutz, natürliches Licht, Klimaanlage), AV-Grundausstattung und Breakout-Räume.
Modul 4: Food & Beverage
Listen Sie alle F&B-Komponenten auf: Kaffee-Pausen (Anzahl und Inhalte), Mittagessen (Buffet oder Menü, Sitzplätze), Abendessen (falls zutreffend), Getränkeversorgung im Raum, Diätanforderungen und Allergene. Je spezifischer, desto vergleichbarer die Angebote.
Modul 5: Technik und AV
Definieren Sie Mindestanforderungen: Beamer oder LED-Wand und Mindestauflösung, Ton- und Mikrofonsystem, Internetbandbreite (mindestens X Mbit/s symmetrisch), Simultandolmetschen (falls relevant), Streaming-Infrastruktur.
Modul 6: Zusatzleistungen
Nennen Sie Sonderanforderungen: Teambuilding-Aktivitäten, Shuttle-Service, Wellnessbereich-Zugang, Außengelände, Parkplätze für Autos, Ladestationen für E-Fahrzeuge.
Modul 7: Vertragsbedingungen
Klären Sie im RFP vorab: Gewünschte Stornierungskonditionen (mindestens 60/30/14 Tage), Zahlungsziel, Haftung bei Ausfall, Force Majeure Klausel, Mindestverbrauch F&B.
Modul 8: Bewerbungsanforderungen
Teilen Sie dem Hotel mit, wie Sie das Angebot bewertet werden: Entscheidungsdatum, Ansprechpartner, gewünschtes Angebotsformat. Benennen Sie klar, nach welchen Kriterien Sie entscheiden, damit das Hotel das Angebot darauf ausrichten kann.
Digitales RFP mit Easy RFP
Easy RFP bietet eine kostenlose digitale RFP-Plattform, die alle acht Module abdeckt und Hotels strukturierte Antworten abfordert, die direkt vergleichbar sind. Statt Excel-Sheets und Email-Anhängen bekommen Sie ein Dashboard mit allen Angeboten nebeneinander.
Häufige Fragen
Was ist ein RFP für Tagungshotels?
Ein RFP (Request for Proposal) ist eine strukturierte Angebotsanfrage, die alle relevanten Anforderungen für ein Event beschreibt. Hotels antworten mit maßgeschneiderten Angeboten, die nach dem RFP direkt vergleichbar sind.
Wie lange sollte ein Tagungshotel-RFP sein?
Ein professionelles RFP hat in der Regel zwei bis vier Seiten oder entsprechende digitale Formularseiten. Zu kurz führt zu unvollständigen Angeboten, zu lang schreckt Hotels ab. Fokussieren Sie auf die acht Kernmodule.
An wie viele Hotels sollte ich ein RFP schicken?
Drei bis fünf Hotels sind ideal. Mehr als fünf erhöht den Verwaltungsaufwand überproportional, weniger als drei reduziert den Wettbewerb. Schicken Sie nur an Hotels, die Ihre Grundanforderungen erfüllen können.
Wie lange dauert es, ein RFP zu erstellen?
Mit einer guten Vorlage dauert das Ausfüllen 20 bis 40 Minuten. Easy RFP bietet geführte Formulare, die alle wichtigen Punkte abfragen und das fertige RFP automatisch an ausgewählte Hotels versenden.
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