Grundlagen

Was ist ein Hotel-RFP? Kompletter Leitfaden für europäische Planer 2026

24. April 2026·11 Min. Lesezeit

Kurzfassung. Ein Hotel-RFP (Request for Proposal) ist ein strukturiertes Dokument, das Eventplaner an Hotels senden, um Angebote für Zimmer, Meeting-Räume, F&B und Services einzuholen. Er unterscheidet sich vom RFI (informationsbezogen) und RFQ (nur Preisanfrage). Ein guter RFP hat 8 Kernabschnitte: Eventüberblick, Zimmer, Meeting-Räume, F&B, AV, Vertragsbedingungen, Zeitplan, Kontakt.

RFP ist die vielleicht am meisten missbrauchte Abkürzung im MICE-Vokabular. Einige Planer nennen eine kurze E-Mail an drei Hotels einen RFP. Andere verschicken 45-seitige Procurement-Dokumente. Beide Extreme funktionieren schlecht. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Hotel-RFP tatsächlich ist, was er enthalten muss, und wie man einen aufbaut, der hochwertige Antworten produziert.

Wofür steht RFP?

Request for Proposal. Ein formelles Dokument, in dem ein Käufer (hier: Eventplaner) um ein detailliertes Angebot von Lieferanten (hier: Hotels) bittet. Der RFP definiert, was benötigt wird, nach welchen Kriterien Angebote bewertet werden, und zu welcher Frist geantwortet werden muss.

RFP vs RFI vs RFQ

Drei ähnliche Akronyme, drei unterschiedliche Werkzeuge:

RFI (Request for Information): Sie erkunden einen Markt oder eine Destination. Beispiel: "Welche Münchner Hotels haben Meeting-Kapazität für 200 Personen?" Hotels antworten mit grundlegenden Informationen, keine formellen Angebote.
RFQ (Request for Quotation): Sie wissen genau, was Sie brauchen, und fragen nur nach dem Preis. Beispiel: "Ich benötige 40 Zimmer für 3 Nächte am Datum X. Was kostet das?" Enge Spezifikation, primär preisgetrieben.
RFP (Request for Proposal): Sie definieren Anforderungen, Hotels schlagen Lösungen vor. Beispiel: "Ich plane ein 80-Personen-Event im November, brauche Zimmer, Plenum, Dinner. Welches Hotel-Paket schlagen Sie vor?" Offen für Lösungsgestaltung, umfassender als RFQ.

Für Corporate-Events ist RFP meist das richtige Werkzeug. Es lässt Hotels kreativ werden (Konzessionen anbieten, Raumoptionen vorschlagen, alternative Datumsoptionen empfehlen) und macht Angebote vergleichbar, wenn die Struktur stimmt.

Die 8 Kernabschnitte eines Hotel-RFP

1. Eventüberblick

Eventname, Zweck, Typ (Konferenz, Offsite, Incentive, Sales-Kickoff, Board-Meeting), Teilnehmerzahl, Zieldaten (bevorzugt + 1-2 Alternativen), Zielstadt.

2. Zimmeranforderungen

Gesamtanzahl, Aufteilung Single/Double, Tier-Mix (Standard/Premium/Suite), An- und Abreisedaten, besondere Wünsche (barrierefreie Zimmer, verbindende Zimmer, VIP-Suites).

3. Meeting-Raum-Anforderungen

Hauptsaal: Kapazität, Bestuhlung (Theater, Klassenzimmer, Bankett, Kabarett), Nutzungstage. Breakout-Räume: Anzahl, Größe, parallele Nutzung. AV-Anforderungen, die Sie vom Hotel erwarten.

4. F&B-Anforderungen

Frühstück (im Zimmerpreis?), Mittagessen (Buffet vs. plattiert), Abendessen (inklusive Gala?), Kaffeepausen (Anzahl, Qualität), Welcome-Empfänge, Dietary-Wünsche.

5. AV und Technik

Was bringen Sie mit? Was brauchen Sie vom Hotel? WLAN-Anforderungen (Bandbreite, Anzahl gleichzeitiger Nutzer), Präsentationstechnik, Übersetzung.

6. Vertragsbedingungen

Erwartete Attrition (70-80 Prozent), Stornierungsskala, Force-Majeure-Anforderungen, Zahlungsbedingungen, Depositstruktur.

7. Zeitplan

Wann sollen Hotels antworten? Wann erfolgt die Entscheidung? Wann wird der Vertrag unterschrieben? Wann erfolgt Site-Visit (falls geplant)?

8. Kontakt und Einreichung

An wen sollen Angebote gehen? In welchem Format (E-Mail, Portal, strukturiertes Formular)? Mit welcher Einreichungsfrist?

Wie lang sollte ein Hotel-RFP sein?

3-5 Seiten für einfache Corporate-Events (40-150 Personen, 2-3 Tage). 8-15 Seiten für komplexe Multi-Day-Events oder internationale Kongresse. Über 15 Seiten = Procurement-Overkill, Hotels reagieren weniger eifrig.

Die beste RFP-Struktur ist weder zu kurz (Hotels müssen raten) noch zu lang (Hotels machen Standardantworten). Spezifisch genug für Vergleichbarkeit, offen genug für kreative Lösungen.

An wie viele Hotels sollten Sie einen RFP senden?

7-10 ist der Sweet Spot für europäischen MICE. Weniger als 5 bedeutet kein echter Wettbewerb. Mehr als 15 bedeutet, dass Hotels die Anfrage nicht ernst nehmen (Overreach-Signal). 7-10 gut gematchter Properties, die wissen, dass sie realistische Gewinnchancen haben, produziert die höchste Antwortqualität.

Typische Fehler in Hotel-RFPs

Vage Briefings. "Wir brauchen Zimmer und Raum" zwingt Hotels zum Raten oder Überkalkulieren.
Fehlende Daten-Flexibilität. Wenn Sie 1 starres Datum vorgeben, verlieren Sie den größten Verhandlungshebel.
Keine Budgetangabe. Budget anzugeben beschleunigt Antworten und setzt realistische Erwartungen.
Zu kurze Antwortfrist. 5 Werktage sind das Minimum; 10 Werktage produzieren bessere Antworten.
Kein BAFO-Prozess. Die meisten Planer nehmen die Erstrundenantwort; die Best-And-Final-Offer-Runde bringt 4-9 Prozent zusätzlich.

Der RFP-Prozess von Anfang bis Ende

Briefing intern abstimmen. Was genau ist das Event? Welches Budget? Welche Flexibilität?
Shortlist erstellen. 7-10 passende Hotels in der Zielstadt.
RFP versenden. Per E-Mail, strukturiertem Formular oder Tool.
Antworten sammeln und vergleichen. Normalisierte Übersicht. Preis, Attrition, F&B, Konzessionen.
Shortlist auf 3. Basierend auf Fit und Kosten.
BAFO-Runde. 3 Finalisten nach Schärfung fragen.
Site-Visit. Top 2 live besuchen (falls möglich).
Vertrag aushandeln. Detailklauseln, Force Majeure, Stornierung.
Unterschreiben und Deposit zahlen.

Den Prozess automatisieren statt von Hand zu koordinieren.

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