Rfp hôtelier paraît standard sur n'importe quelle proposition hôtelière, mais ce que personne ne vous dit: 3 clauses peuvent gonfler votre facture finale de 20 à 40% sans que vous le voyiez venir. On vous explique en 4 min comment les détecter et les réécrire avant votre prochain RFP.
Qu'est-ce qu'un RFP corporate annuel ?
Un RFP corporate annuel est un appel d'offres global lancé une fois par an, par lequel une entreprise consulte plusieurs chaînes hôtelières ou établissements pour établir des accords-cadres valables 12 à 24 mois. Ces accords définissent :
- Des tarifs négociés garantis pour toute l'année
- Des conditions contractuelles standardisées
- Des hôtels "preferred vendors" dans les destinations clés
- Des processus de réservation simplifiés
Qui devrait mettre en place un RFP annuel ?
Ce processus est recommandé si votre entreprise :
- Organise 10+ événements par an
- Génère plus de 500 nuitées hôtelières annuelles
- A des destinations récurrentes
- Souhaite standardiser ses politiques voyages et événements
Structure d'un RFP corporate annuel
Section 1 : Profil de l'entreprise
- Présentation de l'entreprise (secteur, taille, culture événementielle)
- Volume annuel estimé (nuitées, F&B, locations salles)
- Destinations prioritaires (top 5-10 villes)
- Types d'événements organisés
Section 2 : Exigences minimales
- Catégorie hôtelière (4 étoiles minimum ?)
- Capacité des salles requises
- Équipements obligatoires
- Standards de service attendus
Section 3 : Structure tarifaire demandée
| Type de tarif | Description | Format demandé |
|---|---|---|
| Tarif corporate chambre | Prix/nuit chambre standard | Tarif fixe ou % de réduction |
| DDR (Day Delegate Rate) | Package journée complète | Prix par personne |
| F&B minimum | Minimum consommation repas | €/personne |
| Location salle | Tarif salles de réunion | €/demi-journée ou journée |
Processus et calendrier type
- Septembre : Analyse des dépenses N (audit hôtelier)
- Octobre : Définition du cahier des charges N+1, lancement RFP
- Novembre : Réception et analyse des propositions
- Décembre : Négociation et sélection des hôtels partenaires
- Janvier : Signature des accords-cadres, communication aux équipes
- Février-Décembre N+1 : Utilisation des accords, suivi des dépenses
Indicateurs de performance à suivre
- Savings réalisés vs. tarifs catalogue (objectif : 15-25%)
- Taux d'utilisation des preferred vendors (objectif : 70%+)
- Satisfaction des équipes organisatrices (enquête post-événement)
- Délai moyen de réponse des hôtels partenaires
Easy RFP simplifie le processus en permettant d'envoyer un RFP standardisé à plusieurs hôtels simultanément, de comparer les offres et de maintenir un historique des interactions pour les renouvellements annuels.