Checklist requisiti audiovisivi per eventi aziendali

Sì, c'è un modello editabile pronto da scaricare a fine post, ma prima: i 4 errori che fanno restare un checklist in un cassetto senza firma. Te lo spieghiamo in 4 minuti come evitarli prima del prossimo RFP.

Perché anticipare l'AV nell'RFP

Molti planner trattano l'AV in coda, dopo la firma del contratto. È un errore. L'AV può rappresentare il 15-25 % del budget totale di un evento aziendale. Se lo scopri dopo la firma, non hai più leva negoziale. Inserire i tuoi requisiti AV nell'RFP ti permette di confrontare gli hotel su questo criterio e ottenere concessioni.

Requisiti audio

• Microfoni: 2 radiomicrofoni + 1 lavalier minimo per una plenaria. Raddoppia per tavole rotonde.
• Impianto audio: dimensionato secondo la sala. Minimo 1 cassa per 50 persone in configurazione theatre.
• Regia audio: mixer minimo 8 canali per eventi oltre 100 persone.
• Backup: un microfono di scorta sempre pronto in regia.

Requisiti video e immagine

• Schermo principale: minimo 4 m di base per 100 persone in theatre, 6 m per 200, 8 m+ per 500.
• Videoproiettore: 5.000 lumen minimo, 8.000 se la sala ha luce naturale non oscurabile.
• Monitor di ritorno relatore: 1 monitor 27" minimo davanti al podio.
• Telecamere: 2 minimo per ripresa broadcast (campo largo + primo piano).
• Regia video: mixer video tipo ATEM Mini o superiore per diffusione live.

Illuminazione scenica

L'illuminazione scenica è spesso trascurata ma trasforma radicalmente la percezione dell'evento.

• Front lights: 4-6 PAR LED minimi per illuminare uniformemente il podio.
• Back lights: 2-4 spot di controluce per staccare il relatore dallo sfondo.
• Effetti: secondo l'atmosfera, prevedi 4-8 teste mobili per aperture di sessione, award, cene.
• Regia luci: console DMX dedicata se oltre 12 sorgenti.

Ripresa e streaming

Sempre più eventi trasmettono in ibrido. I requisiti tipici:

• Telecamere: 2 motorizzate + 1 fissa in plongée.
• Encoder streaming: dispositivo dedicato tipo Pearl o Atomos.
• Piattaforma: Zoom Webinar o piattaforma eventi dedicata (custom o soluzione di mercato).
• Banda: 10 Mbps upload dedicati allo streaming, mai condivisi col WiFi partecipanti.
• Backup: 4G di scorta in caso di guasto del WiFi principale.

WiFi e banda

I requisiti WiFi si calcolano per partecipante connesso simultaneamente. Conta 5 Mbps minimo per utente per un evento business standard, 10 Mbps se sono previste demo video. Per 200 partecipanti, prevedi 1-2 Gbps di banda totale, con rete dedicata alla plenaria separata dalla rete pubblica dell'hotel.

Personale tecnico in loco

Secondo la dimensione dell'evento, prevedi:

• Direttore tecnico: coordinatore, presente dal briefing alla fine dell'evento.
• Tecnico audio: al mixer in plenaria.
• Tecnico luci: alla console DMX se produzione sofisticata.
• Tecnico video: al mixer video + operatore camera.
• Tecnico di assistenza: in backup per gestire incidenti micro, cavi, schermi.

Cosa chiedere nell'RFP

Includi sempre nell'RFP:

1. Lista dettagliata dei requisiti AV con quantità.
2. Richiesta preventivo AV all'hotel o al suo partner AV esclusivo.
3. Possibilità di portare un partner AV esterno (e condizioni di eventuale surcharge).
4. Capacità del WiFi con test banda se possibile.
5. Schema tecnico della sala plenaria (prese, ganci, dimensioni, vincoli acustici).
6. Tariffa straordinari per lo staff tecnico se l'evento sfora.

Errori frequenti da evitare

• Sottostimare il budget AV. Errore classico è budgetare il 10 % del totale quando la realtà è 20-25 %.
• Accettare il partner AV esclusivo senza confrontare. Alcuni hotel impongono il loro partner a tariffe elevate. Confronta sistematicamente con un prestatore esterno.
• Non testare il WiFi in anticipo. Fai un test bandwidth reale il giorno dell'installazione, non il giorno prima.
• Dimenticare il backup. Un evento professionale deve avere una catena di backup per audio, immagine e connettività.

Domande frequenti